Расходы стали прозрачными

Типовой сценарий

Помогаем агентству видеть назначение расходов и принимать решения до оплаты, а не после неё.

Ситуация

Подписки, подрядчики, рекламные кабинеты и внутренние покупки оплачиваются разными сотрудниками. В конце месяца остаётся список платежей, но не всегда понятно, к какому проекту относится расход и кто его согласовал.

Как выстраиваем работу

1. Создаём справочник статей и разделяем проектные и общехозяйственные расходы. Для каждого платежа задаём обязательные сведения: назначение, проект, ответственный и документ.
2. Описываем согласование расходов с учётом суммы и типа операции. Повторяющиеся платежи собираем в календарь, чтобы продления сервисов не становились неожиданностью.
3. Формируем план-факт по статьям и проектам. Необъяснённые отклонения разбираем отдельно, а не прячем в общей строке прочих расходов.

Что получает бизнес

Руководитель получает видимую структуру затрат и понимает, какие обязательства уже приняты. Можно обсуждать конкретные статьи, проверять необходимость сервисов и заранее учитывать крупные платежи в денежном плане.

Что подготовить для разбора

Подготовьте выгрузку расходов, список подписок и подрядчиков, перечень проектов и текущие правила согласования оплат.